Datenschutz in der Landesvertretung

Datenschutzerklärung
der Vertretung des Freistaates Sachsen beim Bund

(Information gemäß Artikel 13 DS-GVO in Ergänzung der Datenschutzerklärung der Sächsischen Staatskanzlei)

Stand Mai 2023

Unsere Datenverarbeitungen und Ihre Rechte

1. Verantwortliche Stelle:
Die folgenden Informationen sind eine Ergänzung der Datenschutzerklärung der Sächsischen Staatskanzlei als funktional datenschutzrechtlich verantwortliche Stelle im Sinne von Artikel 4 Nr. 7 der Verordnung (EU) 2016/679 (EU-Datenschutz-Grundverordnung – DS-GVO). Sie betreffen besondere örtliche Verarbeitungen in der Vertretung des Freistaates Sachsen beim Bund.

2. Adress- und Kontaktdaten:
Unsere Aufgabe als auswärtiger Teil der Sächsischen Staatskanzlei ist neben der örtlichen Koordination und Wahrnehmung der grundgesetzlichen Mitwirkungs- und Beteiligungsrechte des Freistaates Sachsen auf Bundesebene auch die allgemeine hauptstadtbezogene Repräsentanz unseres Landes. Hierzu pflegen wir einen regen politischen, wirtschaftlichen, gesellschaftlichen und kulturellen Austausch mit allen Stellen und Personen, die für den Freistaat, seine Menschen, Institutionen, Einrichtungen und Unternehmen von besonderem öffentlichen Interesse sind. Deshalb verarbeiten wir für Zwecke der Kommunikation und Kontaktpflege, einschließlich der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, personenbezogene Daten in zentralen und arbeitsplatzbezogenen Dateien.

Dies sind gängige postalische, fernmündliche und elektronische Adress- und Kontaktdaten, einschließlich etwaiger protokollarischer Angaben beruflicher und gesellschaftlicher Natur, sowie weitere ergänzende Informationen und Merkmale, die eine aufgabenbezogene und sachgerechte Verwaltung und Nutzung des Kontakts erlauben. Hierzu gehört auch das Geburtsdatum, soweit die Etikette (Gratulationen), Zielgruppenorientierung oder ein Identitätsabgleich beim Gebäudezugang dies gebieten.

Diese Daten werden wegen des beschriebenen öffentlichen Interesses, so sie aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen oder die primär berufliche Sphäre betreffen, auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e) DS-GVO zweckgebunden verarbeitet; im Übrigen nur mit Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a) DS-GVO). Diese können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Artikel 7 Abs. 3 DS-GVO). Unsere Dateien werden fortlaufend geführt und Datensätze bei Bedarf berichtigt (Artikel 16 DS-GVO). Sie werden gelöscht, sobald Umstände bekannt werden, dass das Interesse eines Beteiligten an einer weiteren Kontaktpflege erloschen ist (Artikel 17 DS-GVO). Bei aktenrelevantem Schriftgut richtet sich die Dauer der Aufbewahrung nach dem Organisationserlass Schriftgutverwaltung 05/2018 mit einer Aufbewahrungsfrist von längstens 10 Jahren nach Abschlussbearbeitung.

3. Besuchergruppen und Fremdveranstaltungen:

Haben wir Besuchergruppen im Haus oder nutzen Dritte unsere Räumlichkeiten, beispielsweise für Veranstaltungen oder Beratungen, übermitteln uns die Organisatoren für die Vorbereitung und Durchführung, insbesondere den Einlass an der Pforte sowie für ein etwaiges Catering, Teilnehmerlisten mit den jeweils hierfür erforderlichen Daten. Sie werden von uns nach dem organisatorischen Abschluss bis zu 10 Jahre gespeichert (Organisationserlass Schriftgut-verwaltung 05/2018). Eine Verarbeitung erfolgt insoweit auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) bzw. f) DS-GVO.

4. Objektschutz (Videobeobachtung):

Wir sind eine sicherheitsbedürftige Einrichtung. Aus Gründen des Objektschutzes tätigen wir deshalb auf Grundlage von § 13 des Sächsischen Datenschutzdurchführungsgesetzes (SächsDSDG) Videoaufnahmen (ohne Ton). Von unseren Kameras erfasst werden die zur Brüderstraße gelegenen Einfahrten und Eingänge einschließlich der Zuwege, des barrierefreien Zugangs sowie der Haltebuchten vor dem Gebäude. Ferner beobachtet werden die Hofdurchfahrt sowie die Ausstellungsflächen im Erdgeschoss des Gebäudes, die Besuchern unbegleitet offen stehen. Wir speichern die Aufnahmen längstens für die Dauer von 24 Stunden; danach werden sie automatisiert überschrieben. Sie werden nur anlassbezogen für Zwecke des Objektschutzes, der Strafverfolgung und zur Geltendmachung oder Abwehr deliktischer Ansprüche ausgewertet und im Bedarfsfall gesichert und übermittelt.

5. Bild- und Tonaufnahmen bei Veranstaltungen:

Ereignisbezogen, insbesondere bei Veranstaltungen, tätigen wir auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e) DS-GVO im Rahmen unserer Öffentlichkeitsarbeit eigene Bild- und Tonaufnahmen bzw. gestatten diese Dritten. Eine Übertragung und Veröffentlichung kann dabei auch im Internet sowie in Sozialen Netzwerken erfolgen. Wir informieren unsere Besucher in adäquater Weise durch Aushang oder Ankündigung, insbesondere falls dies nicht offenkundig ist. Bitte teilen Sie uns mit, wenn Sie keine Aufnahmen von sich wünschen oder der Veröffentlichung nachträglich widersprechen.

6. Praktikanten und Referendare:

Zur Begründung, Durchführung und Beendigung eines örtlichen Praktikums oder Referendariats werden von uns personenbezogene Daten auf Grundlage von § 11 SächsDSDG verarbeitet. Sie werden nach Beendigung des Einsatzes bis zu 5 Jahren gespeichert (VwV Personalakten i.V.m. Organisationserlass Schriftgutverwaltung 05/2018).

7. Datenübermittlungen:

Wir übermitteln personenbezogenen Daten nur insoweit an Dritte, wie dies gesetzlich erlaubt ist oder eingewilligt wurde. Eine von uns im Einzelfall beauftragte Verarbeitung personenbezogener Daten durch Dritte richtet sich nach den für eine Auftragsdatenverarbeitung geltenden Bestimmungen der DS-GVO (Artikel 26ff.).

8. Verwaltungsbezogene Verarbeitungen, Internetauftritt und Soziale Medien:

Über die allgemeine verwaltungsbezogene Verarbeitung personenbezogener Daten durch unsere Dienststelle als Teil der Sächsischen Staatskanzlei sowie die mit der Nutzung elektronischer Angebote (Internetauftritt, Soziale Medien) einhergehende Verarbeitungen, einschließlich Ihrer Rechte und Ansprechpartner, informiert die Sächsischen Staatskanzlei ausführlich unter https://www.sachsen.de/datenschutz.html.

9. Ihre Datenschutzrechte:

Ihnen stehen die in den Artikeln 15 bis 18 und 20 bis 21 DS-GVO genannten Rechte zu, insbesondere das Recht auf Auskunft (Artikel 15 DS-GVO), das Recht auf Berichtigung, auf Löschung sowie auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 16 bis 18 DS-GVO), das Recht auf Datenübertragbarke (Artikel 20 DS-GVO) und das Recht auf Widerspruch (Artikel 21 DS-GVO). Auf die durch den Landesgesetzgeber in den §§ 7 und 9 SächsDSDG nach Artikel 23 DS-GVO erfolgten Einschränkungen wird hingewiesen.

10. Ihre Ansprechpartner rund um Ihren Datenschutz:

• Unser örtlicher Datenschutzbeauftragter

N.N.

Vertretung des Freistaates Sachsen beim Bund

Brüderstraße 11/12,10178 Berlin

Telefon: (030) 206 06 – 0

E-Mail: datenschutz@bln.sk.sachsen.de

• Der Datenschutzbeauftragte der Sächsischen Staatskanzlei

Herr Stefan Hammer

Sächsische Staatskanzlei

Archivstraße 1

01097 Dresden

Telefon: (0351) 564 – 0

E-Mail: datenschutz@sk.sachsen.de

11. Datenschutzaufsicht, Beschwerderecht:

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt, können Sie sich jederzeit an die für uns zuständige Datenschutz-aufsichtsbehörde wenden (Artikel 77 DS-GVO):

Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte

Postfach 11 01 32

01330 Dresden

Telefon: (0351) 493-5401

E-Mail: post@sdtb.sachsen.de